Проект автоматизации проходит девять этапов: цель и границы, замер текущей работы, описание процесса, требования с контрольными примерами, выбор способа и исполнителя, создание и перенос данных, проверка и пилот, запуск с отключением старого способа и замер результата через один-три месяца. У каждого этапа есть результат: паспорт проекта, базовые цифры, схема, список требований, договор, рабочая версия, журнал пилота, инструкции, таблица «было и стало». Этап закрыт, когда владелец процесса принял его результат. Работу принимайте с проверкой и записывайте замечания в акт.
Этапы автоматизации бизнес-процессов складываются в девять шагов: цель и границы, замер текущей работы, описание процесса, требования и контрольные примеры, выбор способа и исполнителя, создание и перенос данных, проверка и пилот, запуск с отключением старого способа, замер результата. У каждого этапа есть результат, который можно потрогать: документ, цифра или работающая версия. Если переходить дальше без результата прошлого шага, проект почти всегда растягивается и дорожает.
Это статья про сам проект: кто что делает, что получается на выходе каждого этапа, сколько это может длиться и где обычно ошибаются. Какой процесс выбрать первым, считаем, что вы уже решили.
Этапы автоматизации одним списком
Главное правило: этап закрыт, когда есть его результат и его принял владелец процесса.
| Этап | Результат на выходе | Кто принимает |
|---|---|---|
| 1. Цель и границы | Паспорт проекта на одной странице | Собственник |
| 2. Замер «как есть» | Базовые цифры: объём, время, ошибки, сроки | Владелец процесса |
| 3. Описание процесса | Схема «как будет», правила, исключения, справочники | Владелец процесса |
| 4. Требования | Список требований с приоритетами и контрольные примеры | Владелец процесса |
| 5. Способ и исполнитель | Решение, смета по этапам, договор | Собственник |
| 6. Создание и перенос данных | Рабочая версия на проверочных данных, очищенные данные | Ответственный от компании |
| 7. Проверка и пилот | Журнал замечаний, решение о запуске | Владелец процесса |
| 8. Запуск | Инструкции, обученные сотрудники, дата отключения старого способа | Собственник |
| 9. Замер и развитие | Сравнение с базой, список доработок | Владелец процесса |
Кто участвует в проекте
В небольшой компании роли совмещают, но каждую должен кто-то держать. Иначе этапы некому принимать.
| Роль | Что делает | Кто обычно в малой компании |
|---|---|---|
| Собственник | Ставит цель, утверждает бюджет и дату запуска | Владелец или директор |
| Владелец процесса | Отвечает за процесс целиком, принимает этапы | Руководитель отдела продаж, бухгалтер, операционный директор |
| Ответственный от компании | Собирает данные, организует встречи, отвечает исполнителю | Часто тот же владелец процесса |
| Ключевые пользователи | Рассказывают, как работа идёт на самом деле, проверяют версии | Два-три сотрудника, которые делают работу руками |
| Исполнитель | Анализирует, проектирует, делает, переносит данные, обучает | Внешняя команда или свой разработчик |
Простое правило: заложите ответственному от компании несколько часов в неделю на проект. Без этого исполнитель неделями ждёт ответы.
Этап 1. Цель и границы
Первый этап отвечает на вопрос, что именно должно измениться и где проект заканчивается. Результат: паспорт проекта на одной странице.
- Процесс: откуда он начинается и чем заканчивается. Например, «от заявки до оплаты».
- Цель в цифрах. Например, «ответ на заявку в течение 15 минут в рабочее время» или «счёт в день заявки».
- Что входит и что не входит в проект.
- Владелец процесса и ответственный от компании.
- Желаемая дата запуска и рамка бюджета.
Ошибка этапа: цель «навести порядок» или «внедрить систему». Такую цель нельзя принять, и проект не заканчивается никогда.
Этап 2. Замер «как есть»
Замер даёт цифры, с которыми через пару месяцев сравнят результат. Две недели сотрудники ведут простой журнал: сколько операций, сколько минут на каждую, сколько ошибок и возвратов, сколько ждёт клиент.
| Показатель | Пример значения | Как посчитано |
|---|---|---|
| Заявок в неделю | 180 | Сумма по журналу за две недели, делённая на 2 |
| Минут на заявку | 7 | Среднее по 30 замерам |
| Ответ клиенту | 2 ч 40 мин | Медиана от прихода заявки до первого звонка |
| Потерянных заявок | 6 в неделю | Заявки без ответа дольше суток |
Цифры в таблице условные, это пример формы. Результат этапа: базовые цифры по процессу, подписанные владельцем.
Этап 3. Описание процесса и правил
На этом этапе процесс записывают так, чтобы его одинаково понимали сотрудники и исполнитель. Результат: схема «как будет», правила и исключения, справочники.
- Схема. Шаги, кто их делает, где лежат данные.
- Правила. «Если заявка из региона, то менеджеру Б», «если сумма выше лимита, то согласует директор».
- Исключения. Что бывает не по правилу и кто это разбирает. Почему исключения ломают автоматизацию и как их описать заранее, разобрано в статье о исключениях в бизнес-процессе.
- Справочники. Клиенты, услуги, статусы без дублей и с едиными названиями.
Здесь же убирают лишние шаги. Автоматизировать согласование, которое никому не нужно, дорого и бессмысленно.
Этап 4. Требования и контрольные примеры
Требования переводят описание процесса в задание для исполнителя. Результат: список требований с приоритетами и набор контрольных примеров.
- Приоритеты: «обязательно к запуску», «желательно», «потом». Всё, что не обязательно, уходит во вторую очередь. Так первая версия выходит быстрее.
- Контрольные примеры: 20–30 реальных случаев из прошлого с правильным результатом, включая сложные. По ним потом принимают работу.
- Критерии приёмки: какие цифры и примеры должны сойтись, чтобы этап считался сданным.
Для больших систем такой документ называют техническим заданием и оформляют по стандартам. Малой компании обычно хватает нескольких страниц, главное, чтобы в них были примеры, а не общие слова.
Этап 5. Выбор способа и исполнителя
Способ выбирают по требованиям: готовый сервис, связка уже работающих программ или своя система. Результат: решение, смета по этапам и договор. Что включить в задание на разработку системы, описано в статье ТЗ на разработку программы.
Что проверить в договоре:
- Работа и оплата разбиты на этапы с результатом каждого.
- Доступы к сервисам, код и данные принадлежат компании.
- Если исполнитель будет работать с персональными данными клиентов, нужно поручение на обработку. По ч. 3 ст. 6 закона 152-ФЗ в нём указывают перечень данных, действия и цели, обязанность соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность данных.
- Порядок приёмки и что делать с замечаниями.
Этап 6. Создание и перенос данных
Исполнитель делает систему частями и показывает каждую часть, а не всё сразу в конце. Результат: рабочая версия на проверочных данных и очищенные данные для переноса.
- Показы раз в одну-две недели. Ключевые пользователи пробуют сами и дают замечания.
- Перенос данных: убрать дубли, свести названия, сделать пробный перенос и сверить итоги.
- Изменения по ходу записывают. Новая идея идёт в список «потом», если не мешает цели.
Перенос данных часто недооценивают. В старой таблице встречаются дубли клиентов, разные написания одной услуги, пустые телефоны. Если перенести всё как есть, новая система с первого дня покажет неверные цифры. Поэтому сначала делают пробный перенос, сверяют итоги со старой таблицей (число клиентов, сумму долгов, остатки) и только потом переносят окончательно.
Посмотрите, как этапы группируются в фазы и сколько каждая может занимать в небольшом проекте.
- На выходе: паспорт проекта, базовые цифры за две недели, схема процесса с правилами и исключениями.
- Нельзя пропускать: замер. Без него через три месяца не с чем сравнить.
- Признак, что фаза закрыта: два сотрудника по схеме одинаково отвечают, что делать с любой заявкой.
- На выходе: требования с приоритетами, 20–30 контрольных примеров, выбранный способ, смета по этапам, договор.
- Нельзя пропускать: контрольные примеры. По ним принимают работу, без них приёмка превращается в спор.
- Признак, что фаза закрыта: у каждого требования есть пометка «к запуску» или «потом».
- На выходе: рабочая версия, перенесённые и сверенные данные, журнал пилота, решение о запуске.
- Нельзя пропускать: показы раз в одну-две недели и журнал замечаний на пилоте.
- Признак, что фаза закрыта: все контрольные примеры проходят, замечания из журнала закрыты или перенесены в «потом».
- На выходе: инструкции по ролям, обученные сотрудники, отключённый старый способ, таблица «было и стало».
- Нельзя пропускать: дату отключения таблицы. Без неё люди живут в двух системах.
- Признак, что фаза закрыта: цифры сравнили с базой и приняли решение о следующем процессе.
Сроки во вкладках это пример для одного процесса в компании на 15–20 человек, а не норма. Каждое дополнительное исключение и каждая система, которую нужно связать, срок увеличивают.
Этап 7. Проверка и пилот
Проверка отвечает на вопрос, делает ли система то, что записано в требованиях, на реальной работе. В ГОСТ Р 59792-2021 для автоматизированных систем есть три вида испытаний, и их логика подходит и для малого проекта:
- Предварительные испытания: система работает и готова к опытной эксплуатации. Для вас это прогон контрольных примеров с этапа 4.
- Опытная эксплуатация: система работает в реальных условиях, находят и исправляют ошибки, проверяют готовность людей. Стандарт требует вести журнал: сбои, исправления, замечания пользователей с датой и ответственным.
- Приёмочные испытания: проверка соответствия заданию и решение о постоянной работе.
На практике это пилот на одном участке, например у двух менеджеров, на несколько недель. Результат этапа: журнал замечаний и решение «запускаем» или «дорабатываем».
Не принимайте работу без проверки. По п. 3 ст. 720 ГК РФ заказчик, который принял работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки, если договор не говорит иное. Замечания записывайте в акт или другой документ о приёмке.
Как устроить приёмку по цифрам, а не по ощущениям, рассказано в статье про приёмку процесса по метрикам.
Этап 8. Запуск и отключение старого способа
Запуск считается состоявшимся, когда старый способ работы выключен. Если таблица и система живут параллельно больше пары недель, люди возвращаются к таблице. Результат этапа: инструкции, обученные сотрудники и дата отключения старого способа.
- Короткие инструкции по ролям: что делает менеджер, что бухгалтер.
- Обучение на своих данных, а не на демонстрации.
- Дежурный на первые дни, к кому идти с вопросами.
- Старую таблицу переводят в режим «только чтение» в назначенную дату.
Проверьте, готовы ли вы к запуску.
Этап 9. Замер результата и развитие
Через один-три месяца после запуска снова замеряют те же показатели, что на этапе 2, и сравнивают. Результат: таблица «было и стало» и список доработок.
- Если цифры сошлись с целью, проект закрыт, а следующий процесс берут в работу.
- Если не сошлись, ищут причину: исключения, которые не учли, или сотрудники, которые обходят систему.
- Доработки из списка «потом» сортируют по пользе и делают по очереди.
Сколько длится проект: пример графика
Срок зависит от числа исключений и систем, которые нужно связать, поэтому универсальной цифры нет. Ниже пример графика для одного процесса средней сложности в компании на 15–20 человек.
Так в этом примере распределяется время. Обратите внимание: на подготовку уходит заметная доля, и это нормально.
Как посчитано в примере: недели фазы делённые на 13 недель всего проекта, округлено. Замер результата через один-три месяца после запуска сюда не входит. Подготовка и проектирование занимают почти треть срока: если сократить их, обычно растягивается создание, потому что исключения всплывают уже в коде.
Как этапы выглядят в ГОСТ
Для автоматизированных систем действует ГОСТ Р 59793-2021, введённый с 30 апреля 2022 года. Он делит создание системы на восемь стадий. Малой компании весь набор документов не нужен, но логика та же:
| Стадия по ГОСТ Р 59793-2021 | Этап в этой статье |
|---|---|
| 1. Формирование требований к АС | 1–2. Цель, границы, замер |
| 2. Разработка концепции АС | 3. Описание процесса, 5. Выбор способа |
| 3. Техническое задание | 4. Требования и контрольные примеры |
| 4–6. Эскизный проект, технический проект, рабочая документация | 6. Создание (в малом проекте эти стадии сжаты) |
| 7. Ввод в действие | 7–8. Проверка, пилот, обучение, запуск |
| 8. Сопровождение АС | 9. Замер и развитие |
Какие документы нужны малому проекту
Малому проекту хватает шести коротких документов. Каждый появляется на своём этапе и потом используется на следующих:
| Документ | Этап | Объём | Где пригодится |
|---|---|---|---|
| Паспорт проекта | 1 | Одна страница | Спор о границах, решение «это в проект или потом» |
| Журнал замера | 2 | Таблица на две недели | Сравнение «было и стало» на этапе 9 |
| Схема процесса с правилами | 3 | Схема и 1–3 страницы | Требования, обучение, инструкции |
| Требования и контрольные примеры | 4 | Несколько страниц и таблица примеров | Договор, проверка, приёмка |
| Журнал пилота | 7 | Таблица замечаний | Решение о запуске, список доработок |
| Акт и инструкции по ролям | 8 | Акт и по странице на роль | Приёмка, обучение новых сотрудников |
Храните документы в одной папке, к которой есть доступ у владельца процесса и исполнителя. Когда через год понадобится доработка, новому человеку не придётся восстанавливать логику по памяти сотрудников.
Частые ошибки по этапам
| Этап | Ошибка | Чем заканчивается |
|---|---|---|
| Цель | Цель без цифры | Проект нельзя завершить |
| Замер | Пропустили | Нельзя доказать пользу |
| Описание | Описали только «как должно быть» | Исключения всплывают на пилоте |
| Требования | Всё «обязательно» | Первая версия выходит через полгода |
| Договор | Доступы и код у исполнителя | Зависимость от одного человека |
| Создание | Показ только в конце | Переделка большой части |
| Запуск | Таблицу не отключили | Две системы и путаница |
Что сделать на этой неделе
- Напишите паспорт проекта: процесс, цель в цифрах, границы, владелец.
- Запустите двухнедельный журнал замера.
- Назовите двух-трёх сотрудников, которые будут проверять версии.
- Начните собирать контрольные примеры: прошлые случаи с правильным результатом.
- ГОСТ Р 59793-2021 «Автоматизированные системы. Стадии создания», текст стандарта (Меганорм)
- ГОСТ Р 59792-2021 «Виды испытаний автоматизированных систем», текст стандарта (Меганорм)
- Гражданский кодекс РФ, ст. 720 «Приёмка заказчиком работы, выполненной подрядчиком» (КонсультантПлюс)
- Федеральный закон 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 6 (КонсультантПлюс)
Частые вопросы
Сколько этапов у проекта автоматизации?
Удобно выделять девять: цель и границы, замер, описание процесса, требования, выбор способа и исполнителя, создание и перенос данных, проверка и пилот, запуск, замер результата. В ГОСТ Р 59793-2021 для автоматизированных систем восемь стадий, но в малом проекте часть из них сжимается.
Можно ли пропустить замер текущего процесса?
Можно, но тогда вы не докажете, что автоматизация что-то дала. Двух недель простого журнала обычно хватает: число операций, минуты на операцию, ошибки, время ответа клиенту.
Нужно ли малой компании полноценное техническое задание?
Толстый документ по стандартам обычно не нужен. Нужны список требований с приоритетами, контрольные примеры из прошлых случаев и критерии приёмки. По ним исполнитель понимает задачу, а вы принимаете работу.
Сколько длится автоматизация одного процесса?
Универсального срока нет: он зависит от числа исключений и систем, которые нужно связать. В примере из статьи процесс средней сложности занимает около 13 недель до запуска и ещё один-три месяца до замера результата.
Что такое опытная эксплуатация?
Это работа системы в реальных условиях, чтобы найти и исправить ошибки и проверить готовность людей. По ГОСТ Р 59792-2021 во время неё ведут журнал сбоев, исправлений и замечаний пользователей. В малом проекте это пилот на одном участке.
Как принять работу у исполнителя?
Прогоните контрольные примеры, проверьте перенос данных и запишите замечания в акт. По п. 3 ст. 720 ГК РФ заказчик, принявший работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки, если договор не говорит иное.
Когда отключать старую таблицу?
Сразу после обучения, в заранее назначенную дату. Обычно таблицу переводят в режим «только чтение». Если она живёт параллельно с системой дольше пары недель, сотрудники возвращаются к привычному способу.
