SaaS: что это, чем отличается от своей разработки и когда что выбрать

SaaS (Software as a Service, «программное обеспечение как услуга») это модель, при которой вы не покупаете и не устанавливаете программу, а пользуетесь ею через браузер или приложение за подписку. Серверы, обновления, резервные копии и безопасность берёт на себя поставщик сервиса. Онлайн-бухгалтерия, облачная CRM, сервис рассылок, видеосвязь, конструктор сайтов: всё это SaaS. Для малого бизнеса это самый быстрый способ начать работать с нужным инструментом. Но у подписки есть цена, которая растёт вместе с командой, и ограничения, которые видны не сразу. Разберём, как устроен SaaS, чем он отличается от коробочной программы и своей разработки и как понять, что выбрать в вашем случае.

Что такое SaaS простыми словами

Проще всего сравнить с арендой. Коробочная программа похожа на покупку квартиры: заплатили один раз, но ремонт, коммуналка и замки на вас. SaaS похож на аренду квартиры с обслуживанием: платите каждый месяц, а за трубы и лифт отвечает управляющая компания. Своя разработка похожа на строительство дома по своему проекту.

Национальный институт стандартов и технологий США (NIST) в определении облачных вычислений описывает SaaS так: потребитель пользуется приложениями поставщика, которые работают в облачной инфраструктуре и доступны с разных устройств через браузер или программный интерфейс. Потребитель при этом не управляет ни сетью, ни серверами, ни операционными системами, ни хранилищем, кроме ограниченных пользовательских настроек самого приложения.

Из этого определения следуют главные черты SaaS:

• Доступ через интернет. Нужен только браузер или приложение, ничего не устанавливается на сервер компании.
• Подписка. Оплата за месяц или год, часто за каждого пользователя или за объём: число контактов, писем, заказов.
• Одна программа для всех. Обычно все клиенты сервиса работают в одной версии, а их данные разделены внутри.
• Обновления без вас. Поставщик выпускает новые функции и исправления сам, иногда меняя привычный интерфейс.
• Настройка в рамках. Можно включать модули, добавлять поля, менять статусы, но логику сервиса не перепишешь.

Примеры SaaS, с которыми сталкивается почти любая компания: корпоративная почта, онлайн-бухгалтерия и сдача отчётности, облачная CRM, таск-трекеры, сервисы электронного документооборота, онлайн-кассы с личным кабинетом, конструкторы сайтов и квизов, видеосвязь.

SaaS, PaaS и IaaS: чем отличаются

Это три модели облачных услуг из того же определения NIST. Отличаются они тем, за какую часть системы отвечает поставщик, а за какую вы.

Для владельца бизнеса разница простая. SaaS покупаете вы сами и сразу работаете. IaaS и PaaS обычно выбирает разработчик, когда делает для вас свою систему или сайт: это фундамент, на котором она будет работать.

SaaS, коробка или своя разработка: сравнение

У компании есть три пути получить программу. Каждый хорош в своей ситуации, и часто они сочетаются: бухгалтерия в SaaS, своя система для основного процесса, а между ними обмен по API.

Подробнее о том, когда хватает конструктора без кода, а когда нужна разработка, написано в статье про low-code платформы.

Плюсы и минусы SaaS для малого бизнеса

SaaS почти всегда выигрывает на старте и часто проигрывает на дистанции, когда процессы компании становятся особенными, а команда растёт.

Плюсы

• Быстрый старт. Зарегистрировались, пригласили сотрудников, работаете. Не нужны сервер и программист.
• Нет крупных вложений. Платите понемногу каждый месяц, а не сразу за лицензии и оборудование.
• Обслуживание включено. Обновления, копии и защита на стороне поставщика.
• Работа из любого места. С ноутбука, телефона, из дома и в поездке.
• Легко попробовать. У многих сервисов есть пробный период, можно сравнить несколько до оплаты.

Минусы

• Подписка растёт с командой. Каждый новый сотрудник и каждый модуль увеличивают ежемесячный платёж, и за несколько лет сумма может превысить стоимость своей системы.
• Процесс подстраивается под сервис. Если ваша логика не укладывается в его настройки, сотрудники начинают вести часть работы в таблицах и чатах рядом.
• Зависимость от поставщика. Цены, тарифы и функции меняет он. Если сервис закроется или уйдёт из страны, переезжать придётся в сжатые сроки.
• Данные не у вас. Выгрузка возможна не всегда целиком, а формат может быть неудобен для переноса.
• Интеграции ограничены. Связать сервис с сайтом, 1С или другой системой можно только через то, что он открывает в API.

Посмотрите, что обычно выбирают в разных ситуациях.

Данные и закон: что проверить до подписки

Когда вы заносите в SaaS данные клиентов и сотрудников, вы остаётесь оператором персональных данных, а сервис обрабатывает их по вашему поручению. Это нужно учесть до того, как перенести туда базу.

• Где хранятся данные. По части 5 статьи 18 закона 152-ФЗ при сборе персональных данных граждан России их запись, хранение и другие операции с использованием баз данных за пределами России не допускаются, кроме случаев, перечисленных в законе. Поэтому для данных клиентов выбирайте сервисы, которые хранят их в России, и проверяйте это в договоре.
• Поручение на обработку. По части 3 статьи 6 того же закона, если обработку ведёт другое лицо, в поручении должны быть перечень данных, действия с ними, цели и требования к защите. Часто это часть оферты или отдельное соглашение.
• Выгрузка данных. Можно ли в любой момент получить все данные в открытом формате, включая историю и файлы, а не только список контактов.
• Что будет при отказе от подписки. Сколько дней хранятся данные после окончания оплаты и как их получить.
• Доступность и поддержка. Какой уровень доступности обещан и что поставщик делает при сбое. Как читать такие обещания, разобрано в статье про SLA.

Когда своя разработка выгоднее SaaS

Своя система выгоднее, когда подписка за годы стоит дороже разработки и поддержки или когда процесс компании не помещается в готовый сервис. Обычно это видно по нескольким признакам:

• платёж за подписку вырос вместе с командой и стал заметной статьёй расходов;
• платите за весь тариф, а пользуетесь малой частью функций;
• рядом с сервисом появились таблицы и чаты, где делается то, чего в нём нет;
• доработку, которая нужна именно вам, поставщик не сделает: у него тысячи клиентов;
• данные нужно хранить у себя или связать с системами, к которым у сервиса нет готовых подключений.

Своя система не обязана повторять все функции SaaS. Обычно делают только то, чем команда реально пользуется, а бухгалтерию, почту и рассылки оставляют в готовых сервисах и связывают по API. Как устроена такая связка, рассказано в статьях про интеграцию систем и про API-интеграцию. Проверить идею своей системы малой ценой помогает первая рабочая версия, об этом статья про MVP.

Что посчитать, кроме самой подписки

Сравнивать только цену тарифа и цену разработки нечестно по отношению к обоим вариантам. В расчёт стоит включить:

Прикиньте, когда своя система окупится по сравнению с подпиской.

Как выбрать SaaS-сервис и не попасть в зависимость

Выбирайте не по списку функций, а по своему процессу. Порядок такой:

1. Опишите процесс. Кто что делает, какие данные вносит, какие отчёты нужны. Без этого любой сервис покажется подходящим.
2. Отберите 2–3 сервиса. Проверьте на официальных страницах тарифы, ограничения тарифа и где хранятся данные.
3. Пройдите пробный период на реальной задаче. Не на демо-данных, а на неделе настоящей работы одного отдела.
4. Посчитайте подписку на три года. С учётом роста команды, нужных модулей и возможного повышения цен.
5. Проверьте выход. Сделайте пробную выгрузку всех данных и посмотрите, сможете ли вы с ней что-то сделать.
6. Проверьте интеграции. Есть ли API, вебхуки, готовые подключения к вашему сайту и учёту.
7. Назначьте ответственного. Кто ведёт доступы, увольняет пользователей из сервиса и следит за оплатой.

Учёт подписок полезно вести в одной таблице: сервис, для чего, сколько пользователей, сколько стоит в месяц, когда продление, кто владелец доступа, где данные. Через год такая таблица часто показывает, что часть сервисов дублирует друг друга, а за часть платят по инерции.

Если вы хотите сделать свой SaaS

Часть людей ищет «SaaS что это», потому что думает о своём сервисе по подписке. Коротко, что важно знать на старте. Свой SaaS это не только программа, но и всё, что поставщик обещает клиентам: доступность, копии, поддержка, безопасность, оплата подпиской, разделение данных разных клиентов. Начинают с узкой задачи для понятной группы клиентов и первой рабочей версии, которую проверяют на реальных пользователях. Если хотите обсудить такую идею, посмотрите страницу о разработке веб-приложений и MVP.

Если сделать одно дело после чтения, выпишите все сервисы, за которые компания платит, и для каждого ответьте на два вопроса: можно ли выгрузить из него все данные и что будет, если он завтра поднимет цену вдвое. Ответы покажут, где подписка вам служит, а где вы уже служите ей.